Digitale transformatie in de B2B maakindustrie: hoe krijg ik inzicht in digitale kansen?

Wat valt er bij ons te digitaliseren? Dat vraag je je misschien (hopelijk) af na het lezen van de voorgaande artikelen binnen deze reeks. Want dat het tijd is om de digitale transformatie aan te gaan (waarom zou je dat doen?) is een gegeven. En welke behoeften jouw klant heeft, is je ook al wel duidelijk, toch? Dan komt de volgende vraag: hoe dan?

Zo krijg je inzicht in de kansen

Natuurlijk worden er vandaag de dag veel nieuwe, innovatieve technologieën toegepast. Maar staar je daar niet op blind. In de digitale transformatie draait het net zo goed om het in kaart brengen en integreren van de bestaande bedrijfssystemen en -processen. Als je daar inzicht in hebt, ben je in staat om de digitale transformatie efficiënt en kostenbewust 'aan te gaan' en om de juiste keuzes te maken. 

Breng systemen en processen in kaart

Maak eens een overzicht van alle systemen en processen (intern en extern) 'as is'. Vraag ook de verschillende betrokken afdelingen om input, er kunnen maar zo processen naar boven komen die je nog niet kende! Je kunt deze workflows heel simpel uitwerken als een soort 'landschap': in Word of op een vel papier, maar zelf gebruiken we vaak de (gratis) tool Draw.io. Deze tool gebruiken we ook veel in Business Process Management (BPM) trajecten voor onze klanten. Wij passen BPMN 2.0 toe als methodiek om structuren, processen en workflows binnen een bedrijf duidelijk in kaart te brengen, te evalueren en te optimaliseren. Dit hanteerden we bijvoorbeeld ook in ons traject met Bronkhorst, waarbij we voor de flows dankbaar gebruik maakten van Draw.io.

TIP: maak dit niet te ingewikkeld; begin bij de 'happy flow' en voeg eventueel later uitzonderingen toe. 

Neem processen en systemen onder de loep

Als je dan toch bezig bent, kijk eens kritisch naar de workflows die je hebt uitgewerkt: wat kan efficiënter? Zijn er zaken die gestandaardiseerd kunnen worden, voldoet de huidige software die je ervoor gebruikt nog of is er software benodigd om een proces efficiënter te kunnen inrichten? Noteer deze per workflow!

Oja, de klantbehoefte

Als het goed is, had je ook al de klantbehoefte inzichtelijk gemaakt. Wat vinden zij het belangrijkst in jullie samenwerking? Vaak zijn dit zaken als service en gemak, betrouwbaarheid, goed advies. Ga hier niet aan voorbij, maar maak een top 3 van jullie toegevoegde waarden vanuit de ogen van de klant. 

Het perfecte plaatje

Met de kennis en informatie die je nu hebt: hoe zou de ideale situatie eruit zien? Werk hier workflows voor uit en laat je niet leiden door de beperkingen van huidige systemen, maar houd idealen voor ogen. Systemen zijn vaak helemaal 'ingebakken' in een organisatie. Denk aan een ERP-systeem: de kern van veel B2B maakbedrijven, want alle processen komen er in samen. Qua flexibiliteit alleen niet meer van deze tijd. Applicaties volgens de laatste technieken zijn lichter, flexibeler en vaak ook gebruiksvriendelijker. Ze zijn klaar voor de toekomst. Geen paniek! Dit betekent niet dat je bestaande systemen overboord moet gooien. Er zijn mogelijkheden genoeg, denk aan slimme koppelingen! Dit is de fase waarin wij vaak in beeld komen: we bekijken de systemen en processen 'as is' en 'to be' en denken met je mee over de mogelijkheden om systemen met elkaar te integreren.

Kleine successen realiseren

Alles wordt leuker als je snel resultaat ziet, toch? Schrijf daarom geen ellendig lange documenten over hoe het eventueel misschien wel eens beter zou kunnen werken. Uit ervaring weet ik dat dit maanden (of zelfs jaren) kan duren, de motivatie neemt dan af en.. tijd is geld! Pak de 'quick-wins', processen die direct waarde opleveren intern of richting je klant: start een pilot met relatief 'kleine' processen of hak een groot proces op in stukjes (mappen), pak een stukje hieruit en leer ervan! Als je op deze manier snelle successen boekt, creëer je binnen de organisatie ook weer meer draagvlak om verdere stappen te ondernemen.

Heb je de kansen in zicht?

Hopelijk heb ik je hiermee wat praktische handvatten kunnen geven om echt aan de slag te gaan met digitaliseren door kansen te zien én te benutten. Het brengt je organisatie veel, maar het vraagt ook veel van je mensen. Daarover meer in deze update!